Připravovali jsme Hodonín na pamětní událost

Společnost Regioprotokol byla požádána, aby pro město Hodonín zrealizovala kurz Protokol v obci a v jeho rámci se specificky věnovala přípravě pamětních aktů. Těch je v tomto významném městě, odkud pochází první prezident T. G. Masaryk, pro tento rok plánována spousta a bylo nám proto ctí být součástí příprav. Výstupy byly asi dobré, vzhledem k děkovnému dopisu, který nám přišel. Děkujeme!

Celý kurz jsme pojali interaktivně, metody uvažování jsme představovali na modelových situacích. Účastníci se celý dvoudenní blok bavili ale současně se mnohdy zapotili při rozkládání své práce do nejmenších detailů.

Co se týká samotné přípravy na pamětní akci, ta především obnášela následující:

  • Diskuzi nad smyslem akce, abychom si vlastně ujasnili, zda se neztratila empatie v lidech, kteří akci technicko-organizačně zajišťují. Je vždy dobré připomenout si, proč se akce koná a zda její průběh tento cíl naplňuje.
  • Harmonogram příprav a komunikační tok při přípravách – tím jsme si ujasnili kdo všechno se na přípravách podílí, kdy a jak jsou informace přenášeny a zjistili jsme momenty, kdy se informace dublují, vytrácí či nechtěně mění. Pro každý tým je tento moment zajímavý a významný.
  • Vytvořili jsme si scénář akce, do nějž jsme zahrnuli každý detail, který se s danou akcí pojí. To všem pomohlo uvědomit si, kolik práce je s akcí spojených, kdo všechno se na ní podílí, jak velké množství informací se přenáší a kdo je všechno tedy má držet, řídit a koordinovat.
  • Prozkoumali jsme místo konání pamětních událostí a empaticky prošli z pohledu každého účastníka to, jak se na akci bude cítit v různých variantách průběhu. Všechny tyto momenty jsme prakticky vyzkoušeli.

Tyto body byly významné ne pro jednu akci ale pro zopakování si postupů jak o akcích města uvažovat, jak při jejich přípravě postupovat a jak z každé akce vytěžit pro všechny účastníky maximum.